こんにちは。
「タスク管理」はどんな仕事をしている人にとっても生産性向上の永遠のテーマです。
言ってみればアスリートだって日々の練習メニューや身体のケアなどのタスクをしっかりマネジメントできてこそ高いパフォーマンスを維持できます。
自分自身の業務について把握し管理する目的でもタスク管理はもちろん有効に働きますし、管理職の立場なら、細分化した作業を最適な形でメンバーに割り振って期限までに完了させることも重要なタスク管理の一つです。
タスク管理のメリット
まずタスク管理のメリットとしては主に下記が挙げられます。
✅ 個々のタスクのリストアップを行う過程で、全体のプロセスを俯瞰し流れを把握できる
✅ 作業の一つ一つを明確にさせることで、集中力を高めたりストレスの軽減にもつながる
✅ マネジメント側から各メンバーに割り振る仕事の内容や量をスムーズに決定できる
✅ 個々の課題の進捗状況を細かく把握しておくことで、納期を守るためのスケジューリングができる
✅ 業務手順を常に明確にしておくことで、混乱を避けミス防止にもつながる
✅ 不測の事態が発生しても、抱えているタスクについて順を追って取り組むことができる
上記のように列挙すればタスク管理が大切なことはわかりますが、「タスク管理」というと、どうしても「ツール」で捉えがちのため、自分に合っているか否かで判断をしてしまいます。
タスク管理術にはさまざまな手法がありますから、それらを知った上で、自分に最も向いている方法を選択し、取り入れることが結果につながります。
この記事ではタスク管理に効果的なテクニックをご紹介します。
管理術といっても 「ツール」の紹介ではなく、「タスク管理の考え方」を紹介します。
これを読むだけでもタスク管理の大きなヒントになります。
「時間割」による管理
まずはこちら。誰もが学校生活で経験している｢時間割｣が改めて見直されています。
これは、一つのスケジュール表に全ての予定やタスクを集約して｢時間割｣を作成する方法です。
この時間割には、打ち合わせなどの他者が関わるタスクだけではなく「資料を読む」「通勤する」などの個人的なタスクも記入するのがポイントです。
各タスクに限られた時間を割り当てることで、特定の時間帯に特定の作業に集中しやすくなる効果が期待できます。また、完了時刻を予測しやすいため、残業や納期遅れのリスクを下げることもできます。
時間割は紙の手帳に作成することもできますが、Googleカレンダーに代表されるようなITツールを利用するとスケジュールをどこからでも閲覧したり書き込むことができるので便利です。
「SMART」 を取り入れた管理
タスクを予定通りに実行するために達成可能な目標の立て方として｢SMARTの法則｣があります。
・ Specific ー ｢具体的であるか｣
・ Measurable ー ｢測定可能か｣
・ Attainable ー ｢達成可能か｣
・ Relevant ー ｢目標に関連しているか｣
・ Time-Bound ー ｢期限はいつか｣
この法則に従うと、例えば「売上アップ」という曖昧な目標ではなく「1年間に300万個販売」など具体的で測定可能なものである必要があります。
そして、達成期日も目標に設定した上で、達成の成否を客観的に判断できるように基準を数値化することも必要です。
もちろん、この目標を設置するからには、現実に達成可能で利益に密接につながるものでなくてはなりません。
「SMART」を意識することで目的達成に近づくためのタスクを見極めやすくなります。
「GTD」 による管理
グレートティーチャーなにがしではありません。
GTD（Getting Things Done）はコンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱した世界的に有名なタスク管理術で、タスクを次に挙げる5段階のステップで進める方法です。
・ 収集 ー タスク情報すべてを書き出しで情報収集する
・ 処理 ー 優先度、状況に応じてタスクを仕分けする
・ 整理 ー 管理ツールなど、自分のタスク管理方法に沿って整理する
・ 見直し ー 上3つまでの内容が実現可能であるか見直す
・ 実行 ー タスクを実行する
この方法には作業の流れが明確になる効果があります。
また、業務が明確になることでストレスを軽減する効果も期待できます。
「ポモドーロ・テクニック」 による管理
個々の人間の集中力や処理能力には当然限界があります。集中力が損なわれれば完成予定がずれこんだり作業ミスが発生しやすくなります。
そこで用いられるのが｢ポモドーロ・テクニック｣という手法です。
これはまず、「25分間タスク遂行だけに集中し、その後に5分間休憩する、それを4回繰り返したら20分間の休憩を入れる」という時間管理術です。
このテクニックでは休憩中に仕事に関連する事柄に触れることは一切禁止されています。
もちろん、タスクは25分で終わらせることのできる形でリストアップしておくことがポイントです。
ちなみに｢ポモドーロ｣とはイタリア語で「トマト」の意味で、このテクニックの考案者がトマト型のキッチンタイマーを使ってこの手法を実行したことに由来しています。
「アイゼンハワーマトリクス」による管理
アメリカ合衆国第34代大統領アイゼンハワーが実際に行っていたとされる手法で、タスクを4つのカテゴリーに分類する管理術です。
この手法では｢重要度｣｢緊急度｣の2つの軸でタスクを分類し
｢重要かつ緊急」
｢重要でないが緊急｣
｢重要だが緊急でない｣
｢重要でなく緊急でもない｣
の4つのカテゴリーに当てはめます。
この分類を行った上で、｢重要かつ緊急｣にあてはまる作業を最優先事項として取り組み、｢緊急でも重要でもない｣カテゴリーの作業は自分が行う必要があるかどうか見直すことで無駄を省くことができるのです。
いかがでしたか？
タスクが適切に管理されていれば、自分自身やチーム全体の作業の効率が上がるだけではなく、集中力を向上させたり業務のストレスを軽減することにもつながります。
自分や組織に合ったタスク管理術を取り入れて、業務の効率化を図ってみましょう。